¿Viaje de trabajo?… Conoce los tips a tomar en cuenta para un viaje exitoso

Desde que me dijeron que tendría que viajar a Cancún por trabajo me imagine muchas cosas, desde:

¿cómo le voy a hacer estando “sola” cubriendo un evento?, ¿tengo personal bajo mi responsabilidad?, hasta el sol, arena y mar, el escenario perfecto para mi.

El viajar por trabajo puede ser una experiencia estresante y de mucho “correr”, esto depende de las actividades que vayas a realizar, puede ser desde la visita de un cliente, proveedor u oficinas corporativas, así  como la cobertura de un evento.

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Una de las ventajas que tienes, es que estos tipos de viajes no salen de la noche a la mañana, llevan un par de meses o hasta más tiempo de planeación, alinear todas las actividades con las personas asistentes y en este caso a mi me tocó cubrir un evento muy importante para uno de los clientes de la agencia donde trabajo.

Es por esto que les comparto 7 tips que debes tomar en cuenta al salir a un viaje de trabajo.

  1. Calendario y agenda de actividades: Para que nada se te salga de las manos y te tomen de sorpresa, desde 2 semanas como máximo planea todas las actividades que vas a realizar. Si es un evento que ya cuenta con agenda y tienes que coordinar algún trabajo, arma un calendario con horarios, fechas, actividades, personas responsables, etc., de esta forma te será mucho más fácil tener el control.
  2. Información valiosa: Dependiendo del evento que tengas, imprime toda la información pertinente y de valor, esto te ayudará a tener una visión completa del evento y de todo lo que necesitas saber de sus participantes.
  3. Actividades del evento y pronóstico del clima: Para darte una mejor idea de que ropa llevar al viaje, consulta el itinerario de todas las actividades que se llevarán a cabo durante el evento o viaje de trabajo, con esto estarás preparado si van a alguna excursión, cóctel, cena de gala, etc. De igual manera, consulta el pronóstico del tiempo en los días que vas, esto te prevendrá para un cambio drástico de clima, fuertes vientos, lluvia, mucho frío o calor.
  4. Prepara tu maleta con anticipación: Planea bien lo que vas llevar, incluso desde 2 días antes (puede que suene exagerado), pero así garantizas que no estás olvidando nada y puedes realizar las combinaciones de ropa que traten de ir con un par de zapatos y accesorios para no llevar tantos.
  5. Información personal: Lleva a la mano tu identificación oficial, tu número celular y algún número de contacto en caso de emergencias. Esta misma información pideselas a las personas que irán contigo al viaje; es de suma importancia contar con este tipo de información por cualquier eventualidad. También lleva contigo tu boleto de avión, para que el momento de tomar tu vuelo, tanto tu check in de equipaje y la revisión sea mucho más rápido.
  6. Información de tus contactos: Siempre ten contigo la información de tus contactos y clientes con los cuales estarás organizando algunas de las actividades, de esta manera será mucho más fácil la comunicación. Actualmente contamos con muchas aplicaciones que nos ayudan a contactarnos de formas más rápidas, desde el WhatsApp para temas que pueden esperar, correos electrónicos de seguimiento o si te urge consultar alguna información importante podrás llamar directamente a la persona. De igual manera, cuando llegues al lugar del evento pregunta por la red de wi-fi, esto te permitirá tener siempre acceso a la red y estar conectado.
  7. Ropa y calzado cómodo: Esto va de la mano con el punto número 3, si vas a estar en un evento de arriba para abajo, caminando de un lado a otro, te recomiendo usar calzado y ropa formal-casual, esto dependerá también del tipo de evento al que asistes, en general con la agenda ya sabrás de todas las actividades a realizar.
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Hotel Seadust Cancún

Información adicional

Si tus actividades son durante todo el día, con espacios de breaks, aprovecha ese tiempo para relajarte, comer, tomar agua, y disfrutar de los paisajes que te rodean, en este caso, a mi me toco estar en Cancún y la vista era espectacular. También aprovecha para ir al baño o tocador, relajarte para seguir con tu cobertura.

Anota lo más que puedas de las conferencias o pláticas que se den durante el evento, toma fotos y graba todo lo posible, esto te garantizará información que puedes capitalizar después del evento.

En esta ocasión una de las actividades fue coordinar a los medios de comunicación, si por algún momento o actividad se separan, te recomiendo armar un grupo en WhatsApp para que puedas estar siempre en contacto y darle seguimiento a las actividades que tengas con ellos.

Mi experiencia

¡Me encanto! y lo volvería a hacer. Sí en efecto, no les mentiré es muy cansado, pero a su vez también es muy satisfactorio ver los resultados que estás teniendo y toda la información y experiencia que estas adquiriendo.

En mis ratos de breaks y comidas, me daba tiempo de tomar fotografías, dar un respiro y relajarme. No sé si esto es un ventaja o desventaja, pero a mi me toco hospedarme en el Hotel Seadust Cancún, un hotel muy bonito, con opciones de tiendas, farmacia y diferentes restaurantes donde podías escoger que comer, ¡yummi, yummi!… También contaba con una sección de albercas para adultos y niños, así como un área de mini golf y de niños. La habitación que me tocó era muy grande y el baño wow, muy espacioso y lo mejor con vista al mar (aunque había una construcción justo en mi vista, esto no me impidió observar la belleza del paisaje). Este hotel se encuentra a lado del Iberostar Cancún que fue donde se llevó a cabo el evento. Un hotel muy grande, muy bonito, con un restaurante mexicano; en el restaurante principal siempre había buffet y lo mejor era la cafetería super exquisita llamada Coffee Star, vendían un delicioso café y el pan mmm, sólo de pensarlo se me hace agua la boca de nuevo. ¿Pero qué hacía que el estar separada del hotel donde me hospedaba y el hotel del evento fuera bueno e increíble?, simple, podía caminar unos cuantos pasos por la orilla de la playa y disfrutar de la vista del mar y sentir por unos minutos como si estuviera de vacaciones.

Hotel Seadust Cancún:

Hotel Iberostar Cancún:

En general ambos hoteles son muy bonitos y grandes, tienen diferentes especificaciones, y áreas tanto para adultos como para niños, actividades para hacer en familia y comida deliciosa.

Así que ya saben amigos, una viaje de trabajo puede ser igual de divertido y disfrutable como un viaje de placer, obviamente las actividades serán diferente y tal vez más cansado, pero esto no impide que también pueda ser muy agradable y sobre todo te llenes de muy buenas experiencias y recuerdos.

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2 Comentarios Agrega el tuyo

  1. Melody dice:

    Que rico haber estado en Cancún!

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    1. Sí. Yo que soy amante de la playa, era mi escenario ideal. 😀❤️

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